Análisis y Diseño de Sistema. Tarea 2
Universidad abierta para adultos (UAPA).
Bienvenidos a la segunda semana de trabajo en la asignatura Análisis y Diseño de Sistema, en la que se realizarán las siguientes actividades:
Después de indagar y gestionar los contenidos de la unidad, realiza las siguientes actividades:
1- Investigar en el texto básico y otras fuentes acerca de:
-Recopilación de información: métodos interactivos
Cada uno de los tres métodos interactivos para la recopilación de información posee su propio establecido para que usted diga al interactuar con los usuarios. Si se siguen, estos enfoques sistemáticos ayudaran a garantizar el diseño y la implementación apropiados de entrevistas, talleres jad y cuestionarios, y apoyaran el análisis revelador de los datos resultantes. En un capítulo posterior se explicarán métodos discretos (muestreo, investigación y la observación del comportamiento y el entorno físico de los tomadores de decisiones) que no requieren el mismo grado de interactividad entre análisis y usuarios. Al utilizar métodos interactivos junto con métodos discretos obtendrán un panorama más completo de los requerimientos de información de la organización.
Entrevista
Antes de que entreviste a alguien más debe entrevistarse a sí mismo. Necesita conocer sus prejuicios y cómo afectarán éstos sus percepciones. Su educación, intelecto, formación, emociones y marco ético actúan como filtros poderosos de lo que va a oír en sus entrevistas.
Necesita pensar detalladamente en las entrevistas antes de hacerlas. Visualice por qué las va a hacer, qué va a preguntar y qué es lo que a su juicio hará que esta entrevista tenga éxito. Asimismo, debe pensar cómo logrará que la entrevista sea satisfactoria para el individuo al que entreviste.
Una entrevista para recabar información es una conversación dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista usted necesita obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.
Antes todo, busque las opiniones de la persona que entreviste. Las opiniones podrían ser más importantes y reveladoras que los hechos. Por ejemplo, imagine que le pregunta a la dueña de una tienda tradicional, quien recientemente estableció una tienda en línea, cuantos reembolsas de clientes procesa comúnmente mediante transacciones en la Web cada semana. Ella responde: «entre 20 y 25 por semana». Cuando usted revisa las transacciones y descubre que el promedio es de tan solo 10.5 por semana, podría llegar a la conclusión de que la propietario está exagerando los hechos y el problema.
En cambio, imagine que le pregunta a la propietaria cuáles son sus principales preocupaciones y que ella responde: «en mi opinión, son demasiado altas las devoluciones de productos comprobados a través de la Web». Al buscar opiniones más que hechos, usted descubre un problema clave que la propietaria desea solucionar.
Además de las opiniones, usted debe tratar de captar los sentimientos de los entrevistados. Recuerde que estos conocen la organización mucho mejor que usted. Al escuchar los sentimientos de los entrevistados, usted puede entender la cultura de la organización de una manera más completa.
Las metas son información importante que se puede recabar de las entrevistas. Los hechos que obtenga de los datos concretos y reales podrían explicar el desempeño pasado, pero las metas reflejan el futuro de la organización. Trate de averiguar lo más que puedas acerca de las metas de la organización por medio de las entrevistas. Este quizás sea el único método de recopilación de datos efectivos para determinar las metas de la organización. En la entrevista se entabla una relación con alguien que probablemente sea un extraño para usted.
Necesita establecer confianza y entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo debe mantener el control de la entrevista. También necesita vender el sistema que ofreciéndole información necesita su entrevistado. Esto es lo puede conseguir planificando la entrevista antes de realizarla, de tal manera que la conducción de esta sea algo natura para usted. Afortunadamente, la realización eficaz de entrevistas es algo que puede aprenderse. Conforme practique, vera sus progresos. Mas adelante en el capítulo explicaremos el diseño conjunto de aplicaciones (jad), el cual puede ser una alternativa a las entrevistas uno a uno en ciertas situaciones.
Cinco pasos para preparar una entrevista
Leer los antecedentes leer y atender tanto como sea posible los antecedentes de los entrevistados y su organización. Con frecuencia este material se puede obtener del sitio de Web
Establecer los objetivos de la entrevista utilice los antecedentes que haya recopilado, así como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista. Debe haber así cuatro a seis áreas clave referentes al procedimiento de la información y el comportamiento relacionado con la toma de dediciones acerca de las cuales tendrán usted que hacer preguntas. Estas áreas incluyen fuentes de información, formatos de información, frecuencia de la toma de decisiones, cualidades de la información y estilo de la toma de decisiones.
Decidir a quién entrevistar cuando tenga que decidir a quién entrevistar, incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el mismo sistema de alguna manera. Esfuércese por conseguir el equilibrio de tal manera que entienda las necesidades de tantos usuarios como sea posible. Su persona de contacto en la organización también tendrá algunas ideas sobre quien deba ser entrevistado.
Preparar el entrevistado prepare a la persona que vaya a ser entrevistada hablándole por anticipado o enviándole un mensaje de correo electrónico y dándole tiempo para pensar en la entrevista. Si vas a realizar una entrevista a profundidad, puedes enviar sus preguntas por correo electrónico con antelación para darle tiempo al entrevistado a que piense sus respuestas. Sin embargo, debido a que con la entrevista se pretende satisfacer muchos objetivos (incluyendo la creación de confianza y la observación del lugar de trabajo). Normalmente esta se debe realizar en persona y no por correo electrónico. Las entrevistas se deben llevar a cabo en 45 minutos o una hora a lo mucho. No importa cuánto parezca que sus entrevistados deseen ampliar la entrevista más allá de este límite, recuerde que cuando pasan tiempo con usted, no están haciendo su trabajo. Si las entrevistas duran más de una hora, es posible que los entrevistados se enfaden, aunque quizás oculten su disgusto.
–Recopilación de información: métodos no intrusivos
-Muestreo
El muestreo en si se trata de tomar elementos que represente parte de una población en particular. Se dice que el analista de sistema tiene que tomar encuestas 2 puntos muy importantes a realizar este método, el primero se tiene que tomar encuesta todos los documentos y sitios web que los miembros de la organización han realizado, tiene que checar cuál de ellos le sirve y cual hay que rechazar. El segundo tiene que ver quiénes serán más afectados con la implementación del sistema que se desarrollara.
Existen muchas razones por la cual es necesario el muestreo, ya que el analista tiene que seleccionar una parte representativa de dato o personas que tiene que analizar, ya sea por medio de entrevistas para el caso de las persona. Hay cuatro razones importantes.
1) Reducir costos.
Ya que es muy costoso para el analista, andar examinando documento por documento, más los sitios web. Con el muestro el analista puede ahorrase mucho trabajo, ya solo puede recopilar información de un lugar con todos los datos de la población.
2) Acelerar la recopilación de datos
Ayuda a mejorar la efectividad si se puede obtener información más precisa.
3) Mejorar efectividad
Hablar con menos empleados, hace que analista tenga tiempo de verificar que no haya perdido o incompletado los datos.
4) Reducir la parcialidad
En este punto el analista entrevista al ejecutivo que esta más involucrado con el sistema.
Diseño del muestreo
Para tener un buen muestreo el analista tiene que seguir los siguientes 4 pasos:
1) Determinar qué datos van a ser recopilados o descritos
2) Determinar qué población se van a tomar muestra
3) Escoger el tipo de muestra
4) Decidir el tamaño de la muestra
-Investigación
La investigación es la acción de descubrir y analizar los datos. El analista de sistemas necesita examinar cada punto importante dentro de la organización, mediante la exanimación de datos reales. Los datos y formulación dan a entender a donde ha estado la organización y hasta donde se cree que se dirige. Para ello ay que analizar todos los documentos que sean de carácter cuantitativo y cualitativo.
En el documento cuantitativo, se incluyen informes usados en la toma de decisiones, informes de desempeño, registros y una variedad de formularios. En el documento cualitativo se incluyen mensajes de correos, memorandos, carteles en los tableros de anuncios y en las áreas de trabajo entre otros documentos. Estos documentos son muy detallados.
-Observación
La observación es uno de los métodos más sencillos en él se observan muchas cosas importante, ya que este nos da una mejor idea de lo que realmente se hace en la organización, o sea que ve como se realizan todos y cada uno de los procesos que se realizan. En ello se identifican los actores principales en la toma de
decisiones, utilizando un guion del analista. Otro punto importante dentro del método de la observación es la estructura del entorno del tomador de decisiones, llamado STROBE.
Se pueden observar e interpretar algunos elementos concretos en el entorno del tomador de decisiones. Estos elementos incluyen:
(1) La ubicación de la oficina.
(2) La colocación del escritorio del tomador de decisiones;
(3) El equipo fijo de oficina
(4) Los accesorios como las computadoras de bolsillo y las PCs
(5) Las fuentes externas de información como las revistas especializadas y el uso de la Web
(6) La iluminación y el color de la oficina
(7) La vestimenta de los tomadores de decisiones.
2.- Elaborar un informe de lectura donde se detallen cada uno de los métodos utilizados en la recopilación de los datos en el análisis del sistema de información.
Métodos de recopilación de datos
Existen diferentes métodos de recopilación de datos y es necesario encontrar el más adecuado para el tipo de investigación y análisis que deseas realizar. En primer lugar, debes decidir si tu investigación será cualitativa, cuantitativa o mixta. Ambos métodos permiten explorar un tema en profundidad.
La investigación cuantitativa implica la recopilación de datos numéricos. Si no necesitas números, entonces tu investigación es cualitativa. Los métodos de recopilación de datos cuantitativos usan datos medibles para formular hechos y descubrir ciertos patrones.
El primer paso en la investigación cuantitativa es determinar tu muestreo y diseño de muestra. Las fuentes más comunes de datos cuantitativos incluyen encuestas, observaciones y datos secundarios. Las encuestas se pueden realizar en línea, por teléfono o en persona.
Los siguientes métodos de recopilación de datos funcionan muy bien para la investigación cualitativa:
– Revisión de documentos.
– Entrevistas en profundidad.
– Métodos de observación.
Los métodos cuantitativos de recopilación de datos de investigación tienden a basarse en muestras aleatorias. Algunos de estos métodos son:
– Encuestas con preguntas cerradas.
– Ensayos / experimentos clínicos.
– Extracción de datos de la computadora y sistemas de información.
– Observación y registro de eventos bien definidos (por ejemplo, contar la cantidad de personas que ingresan en un restaurante).
Tipos de métodos de recopilación de datos
Hay diferentes tipos de métodos de recopilación de datos. La selección de uno o dos de ellos dependerá de las variables a medir, la fuente y los recursos disponibles.
Uno de los métodos más utilizados son las entrevistas. Podemos distinguir entre las entrevistas estructuradas que se utilizan generalmente para las investigaciones cuantitativas y los menos sistematizadas que se usan para la investigaciones cualitativas. Una entrevista bien planificada debería consistir en una serie de preguntas estándar, mientras que en entrevistas menos estructuradas podrías incluir preguntas abiertas.
Las entrevistas se pueden hacer personalmente o por teléfono. Las entrevistas cara a cara suelen tomar más tiempo y ser costosas, pero tienen una tasa de respuesta muy alta. Además, permiten crear una buena relación con el entrevistado y aclarar cualquier respuesta o duda.
Las entrevistas telefónicas son más fáciles de realizar y toman menos tiempo que las efectuadas cara a cara. Sin embargo, la tasa de respuesta es menor.
Otros métodos de recolección de datos son la Entrevista Personal Asistida por Computadora que es similar a una entrevista personal, pero en lugar de usar cuestionarios impresos las respuestas se envían mediante una computadora portátil o una Tablet. Este método tiene los mismos defectos que las entrevistas cara a cara.
No podemos dejar fuera de este análisis uno de los métodos clásicos de recopilación de datos: el cuestionario de papel y lápiz. La ventaja de este método es que los encuestados tienden a ser más sinceros con las respuestas, sin embargo, la tasa de respuesta es muy baja. Los cuestionarios online son más baratos y rápidos que los de papel, pero marginan a las personas que no tienen acceso a computadores o a Internet. Además, las personas tienden a apresurarse para completar las encuestas online, por lo que los comentarios, por lo general, no son absolutamente válidos.
La recolección de datos móviles es un método cada vez más popular para recopilar información. Con este método, se gasta menos tiempo recopilando e ingresando datos, los errores se reducen significativamente y puede recopilar datos información en diversos formatos como fotografías, videos, GPS y otros.
Recopilación de datos mediante encuestas
Las encuestas se utilizan para recopilar información de una muestra de individuos de forma sistemática. Puede elegir entre encuestas en línea o encuestas móviles. Las encuestas en línea son una excelente forma de llegar a un público objetivo porque aumentan las tasas de respuesta, ya que permiten llegar al público objetivo rápidamente y genera resultados en tiempo real para un análisis rápido y fácil.
En la actualidad, las encuestas móviles son un método de recopilación de datos cada vez más popular porque ofrece formas innovadoras de recolectar información, a través de un celular, en cualquier idioma y en cualquier país. Las encuestas móviles son fáciles de usar y parecen más versátiles que las encuestas en línea porque les permite a los encuestados enviar fotos, grabar sus voces o escribir notas en sus teléfonos inteligentes.
Es importante indicar que no hay un métodos mejor que otro. Todo dependerá de los objetivos y la situación particular de cada caso. A veces puede ser más conveniente y efectivo usar una mezcla de métodos en vez de elegir un método de recopilación de información específico.